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7 Tipps: So nimmst du Urlaub, ohne das Geschäft zu vernachlässigen

How to take time off as an entrepreneur without losing sales or momentum.

Der Sommer steht vor der Tür und die meisten Leute nehmen sich ein paar Tage frei - ganz normal, oder?

Aber was ist, wenn man die einzige Angestellte ist oder wenn es schlichtweg unmöglich erscheint, mal die Füße hochzulegen und eine Pause zu machen?

Keine Sorge, auch als Geschäftsinhaberin kannst du dir freinehmen und solltest es sogar auf jeden Fall tun.

Wir wissen, dass du dein Unternehmen liebst, sonst würdest du nicht so hart arbeiten. Aber es ist wichtig, wenn man ein nachhaltiges Geschäft aufbauen will, dass man sich ab und zu mal zurückzieht. Und wenn du das ein bisschen planst, dann wird dein Geschäft auch noch da sein, wenn du zurückkehrst (versprochen!).

Überleg doch mal: Wenn du nie Urlaub nimmst, was wirst du dann in drei Monaten von deinem Geschäft halten? Oder in einem Jahr? Oder in drei?

Es gibt nichts Schlimmeres, als jede freie Minute und seine ganze Energie in den Aufbau eines Unternehmens zu stecken - nur um sich völlig zu verausgaben, weil man sich keine Ruhepausen gönnt. Natürlich musst du viel Zeit in dein Unternehmen investieren, aber du kannst dich deinem Geschäft nur dann mit Enthusiasmus widmen, wenn du dir auch mal freinimmst.

Im Folgenden haben wir ein paar Strategien zusammengefasst, die es dir erleichtern werden, dich mal zurückzulehnen und ein paar Tage zu entspannen. Denn verdient hast du es dir ganz sicher!

Was ist für dich ein "Urlaub"?

Ehe du dir freinimmst, solltest du erst mal abklären, was für dich überhaupt Urlaub nehmen bedeutet.

Willst du eine oder zwei Wochen lang komplett abschalten oder reicht dir ein verlängertes Wochenende zum Wiederaufladen? Vielleicht genügt es ja auch schon, wenn du dir eine Pause von den meisten Tätigkeiten gönnst, weil es dir gar nichts ausmacht, sich zum Beispiel eine bis zwei Stunden am Tag um den Versand zu kümmern oder E-Mails zu beantworten.

Es ist ganz und gar deine Entscheidung, wie lange du Urlaub machen willst, bzw. ob du dir ganz freinimmst oder deine Arbeit nur deutlich einschränken willst. Wenn du das geklärt hast, wirst du besser wissen, wie viel du im Vorfeld tun musst.

Es gibt zwei wichtige Fragen, die du unbedingt bei der Vorbereitung auf deinen Urlaub bedenken solltest:

  1. Kannst du eine befristete Aushilfe einstellen?
  2. Wie viele Aufgaben kannst du automatisieren?
Taking a vacation is an important part of building a business.
Foto: Burst

Eine befristete Aushilfe einstellen (bzw. finden)

Es ist egal, ob es das erste Mal für dich ist, dass du eine Aushilfe einstellst, oder ob du schon zuverlässige Kräfte hast, die du nur anzurufen brauchst. Wenn du ein paar Dinge beachtest, wird es viel einfacher für dich sein, jemanden in dein Unternehmen einzuführen.

Tipp 1: Fasse die Abläufe zusammen und dokumentiere sie

Je nachdem, welche Aufgaben die neue Aushilfe für dich übernehmen soll, musst du das, was du über diese Aufgaben weißt, den Aushilfen irgendwie beibringen.

Denke über jede Aufgabe, die du übergeben willst, nach und plane im Voraus, was dokumentiert werden muss. Zum Beispiel:

  • Kundenbetreuung. Gibt es irgendwelche Richtlinien, die nur du kennst? Ermöglichst du z.B. neuen Kunden immer eine problemlose Rücksendung, egal unter welchen Umständen?
  • Soziale Medien. Folgst du irgendwelchen einheitlichen Richtlinien, wenn es darum geht, was du teilst? Fluchst du in sozialen Medien? Beantwortest du dort Kundenfragen oder verweist du die Kunden auf E-Mail?
  • Versand. Was ist in jeder Lieferung inbegriffen? Wie lange dauert es, bis Bestellungen versandt werden? Gibt es irgendwelche heiklen Punkte, die beachtet werden sollen?

Tipp 2: Nimm dir Zeit für die Einarbeitung

Deine Abläufe zu dokumentieren, ist ein großartige Idee, aber wenn du jemanden neu einstellst, der für dich die Stellung halten soll, während du weg bist, ist es am allerbesten, wenn die neue Aushilfskraft jede Aufgabe vom Experten persönlich erklärt bekommt. Und Experte bist natürlich du!

Plane ein paar Stunden mit deiner neuen Arbeitskraft ein, um alles im wahren Alltag Schritt für Schritt durchzugehen, ehe du weggehst. Du brauchst keinen Crash-Kurs als Lehrer zu nehmen, um ihnen die Abläufe beizubringen. Stattdessen kannst du eine ganz einfache Methode benutzen, die bei der Ausbildung von Chirurgen oft angewandt wird: „Einmal zusehen, einmal machen, einmal beibringen“.

Einarbeitung kurz gemacht: Einmal zusehen, einmal machen, einmal beibringen.

Mache deiner Aushilfe jede wichtige Aufgabe einmal vor, lasse anschließend die Aushilfskraft einmal machen und dann lass dir von der Aushilfe alles “beibringen” und erklären. Viele Studien haben gezeigt, dass Menschen am besten lernen, wenn sie aktiv beteiligt sind. Und dieses Konzept hilft dir dabei, die Aushilfe in die Aufgaben, die sie können muss, einzuarbeiten.

Das könnte den Unterschied ausmachen zwischen panischen Anrufen, wie was zu machen ist, und einem ungestörten Urlaub.

Tipp 3: Erledige wichtige Aufgaben im Vorfeld

Man kann von jemandem, der neu ist im Geschäft, nicht zu viel erwarten. Deshalb solltest du sämtliche wichtigen Dinge im Vorfeld erledigen und dafür sorgen, dass in der Zeit, in der du weg bist, alles seinen gewohnten Gang geht. Fülle beliebte Artikel auf, sorge dafür, dass dein Versandmaterial komplett bereit ist, und plane keine großen Ankündigungen, Kampagnen oder Veranstaltungen kurz bevor du gehst.

Tipp 4: Was, wenn man niemanden einstellen kann? Versuche es mit einem Tausch.

Kein Geld, um jemanden einzustellen? Das heißt noch lange nicht, dass du keine (außerordentlich qualifizierte) Aushilfe finden kannst, die dir in deiner Abwesenheit unter die Arme greifen kann.

Hör dich in Foren um. Gibt es unter den anderen Onlineshop-Inhabern jemanden, der vielleicht an einem Tausch interessiert ist. Könnte jemand sich um deinen Versand kümmern und deine Kunden betreuen, während du weg bist, wenn du das dann irgendwann im Gegenzug für diese Person tust?

Es ist zwar nicht komplett vergleichbar, trotzdem könnten die Händler in der kanadischen Kleinstadt Almonte ein Vorbild sein die sich gegenseitig helfen, wenn irgendwelche unvorhergesehenen Ereignisse sie daran hindern, ihren Laden rechtzeitig aufzumachen.

Die Unterstützung der Ladenbesitzer untereinander geht soweit, dass sie sich gegenseitig einen Gefallen tun und sich aushelfen, das Geschäft aufzumachen, wenn jemand beispielsweise ein krankes Kind zu Hause hat. In Almonte herrscht rege Kommunikation zwischen den Geschäften über Facebook.

Wir haben eine private Gruppe, die Mill Street Merchants heißt”, erzählt Emily. “Da schreibt dann jemand z.B. ‘Hey Leute, übler Schneesturm da draußen. Was machen wir?‘ oder am Osterwochenende: ‘Wer hat auf, welche Geschäftszeiten? ‘ Wenn man in ein Einkaufszentrum geht, haben alle offen. Wir sind so ein Ort. Wenn Leute hierher kommen, wollen wir, dass alle Geschäfte offen sind.

Optimiere deine Abläufe, um dir freinehmen zu können

Vielleicht ist Hilfe für dich einfach nicht drin, weder in Form einer bezahlten Aushilfskraft noch im Tausch mit anderen Geschäftsinhabern. Das heißt aber nicht, dass jeder Tag ein Zwölf-Stunden-Tag sein muss oder dass du überhaupt nicht zur Ruhe kommen kannst, besonders während der Feiertage oder danach.
You can create time off in your business for rest.
Foto: Burst.

Tipp 5: Automatisiere deine Routineaufgaben

Routineaufgaben können anhand von Automatisierung für dich erledigt werden oder sogar für eine gewisse Zeit völlig gestrichen werden.

Jede Aufgabe, die du automatisierst, ist eine Sache weniger, um die du dich kümmern musst, damit du während stressiger Phasen etwas durchatmen kannst. Natürlich gibt es immer noch ein paar Tätigkeiten, die du selbst übernehmen musst (leider haben wir bisher noch keinen guten Versandroboter gefunden), doch du wirst zumindest deine Arbeitszeiten herunterfahren können, wenn du eine Auszeit brauchstn.

Tipp 6: Aktualisiere deine kundenorientierten Informationen

Deine Kunden sind verständnisvolle Menschen, die genau wissen, dass jeder mal Urlaub braucht. Wenn du sie darüber informierst (frühzeitig und klar), dass du dir eine Zeit lang freinehmen wirst, werden sie es dir danken und es dir viel leichter machen, dir eine Pause zu gönnen.

Sobald du beschlossen hast, wie dein Urlaub aussieht und wie er sich auf deine Kunden auswirken wird, solltest du klar kommunizieren, was die Kunden in deiner Abwesenheit erwarten können.

Folgende Informationen sind hier wichtig:

  • Wie lange du fortbleiben wirst
  • Wie sich das auf ihre Bestellungen und die Kommunikation mit dir auswirken wird
  • Was du jetzt tun solltest

Nehmen wir z.B. an, du wirst zwei Wochen weg sein und alle Bestellungen werden am Tag nach deiner Rückkehr versandt. Du kannst das deinen Kunden in verschiedenen Kanälen mitteilen:

  • Mit einem festen Ankündigungsbanner auf deiner Shop-Seite, auf dem steht, dass alle Lieferungen am Tag nach deiner Rückkehr rausgehen werden;
  • durch eine E-Mail an deinen Newsletter oder deine Kundenliste, in der du alle Einzelheiten erklärst;
  • mit einem kurzen Satz auf dem Einkaufswagen
  • oder anhand von Updates in deinem Social-Media-Profil.

Du brauchst nicht in jedem Update alle Informationen zu erwähnen, es ist aber unter Umständen sinnvoll einen Blog-Beitrag zu schreiben oder in den FAQs darauf einzugehen. So kannst du ganz einfach mit einem Link auf eine Stelle verweisen, an der alle Informationen erhältlich sind. Du kannst z.B. deine Instagram-Bio mit deinem “Ich bin im Urlaub”-Blog-Beitrag verlinken, in dem alle wichtigen Infos zu finden sind, oder auf dem Werbebanner deines Shops einen Link dorthin setzen.

Tipp 7: Biete besondere Anreize für “Urlaubs”-Bestellungen

Bestellungen nicht sofort verpacken und versenden zu können, ist mit Sicherheit eines der nervenaufreibendsten Dinge daran, wenn man mal nicht “im Geschäft” ist und sich eine Ruhepause gönnt, selbst, wenn es nur für einen Tag ist. Schließlich folgt keiner gerne dem Aufruf: “Kauf jetzt, wir schicken es dir dann später!”

Nichtsdestotrotz ist es möglich, Bestellungen weiterhin aufzunehmen, auch wenn die bestellten Artikel vielleicht erst in einer oder zwei Wochen, wenn du wieder zurück bist, versandt werden. Wofür gibt es schließlich Werbeaktionen, Rabatte und Bonusangebote?

Es ist möglich, weiterhin Bestellungen aufzunehmen, auch wenn die bestellten Artikel erst in einer oder zwei Wochen versandt werden.

Während du deinen Kunden mitteilst, dass du dir ein paar Tage oder Wochen freinehmen wirst, erkläre ihnen, dass die Bestellungen zwar erst nach deiner Rückkehr versandt werden, dass die Kunden aber einen Nachlass oder ein kleines Geschenk bekommen, wenn sie in deiner Abwesenheit etwas bestellen.

Stelle ganz klar da, wann Bestellungen unter das Angebot fallen und was der Kunde genau bekommt. Erhalten die Kunden einen Nachlass, kannst du es ihnen noch leichter machen, indem du vorzeitig einen Ermäßigungslink einrichtest – dadurch wird der Nachlass automatisch von den Artikeln im Einkaufswagen abgezogen.

Und nicht vergessen: Plane die finanziellen Auswirkungen mit ein

Ob du jetzt eine Aushilfe einstellest, weniger Bestellungen einplanst oder Nachlässe anbietest, damit die Leute in deiner Abwesenheit weiterhin bestellen, egal, wie du dich entscheidest, eines haben all diese Möglichkeiten gemeinsam: Sie werden sich auf dein Geschäftsergebnis auswirken.

Was jedoch kein Grund ist, keinen Urlaub zu nehmen! Sieh es einfach so: Wenn du Urlaub machst, reißt das auch immer ein mehr oder weniger großes Loch in dein persönliches Budget. Mit deinem Geschäftsbudget wird das nicht anders sein.

Bitte Aushilfen im Vorfeld um einen “Kostenvoranschlag”, wie, wenn du einen Handwerker beauftragst. Eventuell wollen sie nach Stunden bezahlt werden oder machen dir ein Pauschalangebot für die komplette Zeit, in der du weg bist. Beides ist ok, allerdings solltest du, wenn die Aushilfe stündlich abrechnen will, Eventualitäten einplanen, denn vielleicht braucht die Aushilfskraft länger für die Arbeit, als zunächst geschätzt.

Wenn dir z.B. jemand zehn Stunden für die Erledigung deiner Versandarbeiten berechnet, solltest du sichergehen, dass in deinem Budget genug Spielraum ist, falls die Aushilfe länger dafür braucht. Du kannst natürlich auch ein Limit festlegen, indem du das Angebot annimmst, unter der Voraussetzung, dass z.B. nicht mehr als 15 Stunden für die Arbeit berechnet werden dürfen, und sollte es dennoch länger dauern, du es vorziehen würdest, wenn die Aushilfskraft die Arbeit liegen lässt, bis du zurückkehrst.

Und falls du einen Nachlass, ein Bonusangebot oder ein Geschenk anbietest, damit die Leute trotzdem etwas bestellen, auch wenn eine Zeit lang nichts versandt wird, vergewissere dich, dass du die Gewinnspanne kennst, ehe du irgendwelche Entscheidungen triffst. Denn schließlich müssen diese Bestellungen für dich auch dann rentabel sein.

Entrepreneurs need time off, too.
Foto: Burst.

Du brauchst (und verdienst) Urlaub

Egal ob du nur ein paar Tage über Weihnachten oder ein anderes Fest abschalten willst oder eine exklusive zweiwöchige Reise ins Auge fasst, wenn du alles gut planst, wird dein Geschäft auch noch da sein, wenn du zurückkommst.

Außerdem wirst du dich deinem Unternehmen danach mit frischem Elan widmen können, um noch viel mehr daraus zu machen. Darüber hinaus bist du auf gutem Wege aus deinem Onlineshop ein nachhaltiges Unternehmen zu machen, das kleine Zulagen anbieten kann, wie beispielsweise Urlaub für den ersten Angestellten: Dich!

Aufmacherfoto von: Ricardo Gomez Angel


Which method is right for you?Geposted von Hendrik Breuer: Hendrik ist Redakteur des deutschen Shopify-Blogs. Möchtest du einen Gastbeitrag veröffentlichen? Dann lies bitte zuerst diesen Leitfaden.

Dieser Artikel von Desirae Odjick erschien ursprünglich auf Englisch im Shopify.com-Blog und wurde übersetzt von Freddie Debachy.

 

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