7 Tipps: So nehmen Sie Urlaub, ohne das Geschäft zu vernachlässigen

7 Tipps: So nehmen Sie Urlaub, ohne das Geschäft zu vernachlässigen
How to take time off as an entrepreneur without losing sales or momentum.

Der Sommer steht vor der Tür und die meisten Leute nehmen sich ein paar Tage frei - ganz normal, oder?

Aber was ist, wenn man die einzige Angestellte ist oder wenn es schlichtweg unmöglich erscheint, mal die Füße hochzulegen und eine Pause zu machen?

Keine Sorge, auch als Geschäftsinhaberin können Sie sich freinehmen und sollten es sogar auf jeden Fall tun.

Wir wissen, dass Sie Ihr Unternehmen lieben, sonst würden Sie nicht so hart arbeiten. Aber es ist wichtig, wenn man ein nachhaltiges Geschäft aufbauen will, dass man sich ab und zu mal zurückzieht. Und wenn Sie das ein bisschen planen, dann wird Ihr Geschäft auch noch da sein, wenn Sie zurückkehren (versprochen!).

Überlegen Sie doch mal: Wenn Sie nie Urlaub nehmen, was werden Sie dann in drei Monaten von Ihrem Geschäft halten? Oder in einem Jahr? Oder in drei?

Es gibt nichts Schlimmeres, als jede freie Minute und seine ganze Energie in den Aufbau eines Unternehmens zu stecken - nur um sich völlig zu verausgaben, weil man sich keine Ruhepausen gönnt. Natürlich müssen Sie viel Zeit in Ihr Unternehmen investieren, aber Sie können sich Ihrem Geschäft nur dann mit Enthusiasmus widmen, wenn Sie sich auch mal freinehmen.

Im Folgenden haben wir ein paar Strategien zusammengefasst, die es Ihnen erleichtern werden, sich mal zurückzulehnen und ein paar Tage zu entspannen. Denn verdient haben Sie es sich ganz sicher!

Was ist für Sie ein "Urlaub"?

Ehe Sie sich freinehmen, sollten sie erst mal abklären, was für Sie überhaupt Urlaub nehmen bedeutet.

Wollen Sie eine oder zwei Wochen lang komplett abschalten oder reicht Ihnen ein verlängertes Wochenende zum Wiederaufladen? Vielleicht genügt es ja auch schon, wenn Sie sich eine Pause von den meisten Tätigkeiten gönnen, weil es Ihnen gar nichts ausmacht, sich zum Beispiel eine bis zwei Stunden am Tag um den Versand zu kümmern oder E-Mails zu beantworten.

Es ist ganz und gar Ihre Entscheidung, wie lange Sie Urlaub machen wollen, bzw. ob Sie sich ganz freinehmen oder Ihre Arbeit nur deutlich einschränken wollen. Wenn Sie das geklärt haben, werden Sie besser wissen, wie viel Sie im Vorfeld tun müssen.

Es gibt zwei wichtige Fragen, die Sie unbedingt bei der Vorbereitung auf Ihren Urlaub bedenken sollten:

  1. Können Sie eine befristete Aushilfe einstellen?
  2. Wie viele Aufgaben können Sie automatisieren?
Taking a vacation is an important part of building a business.
Foto: Burst

Eine befristete Aushilfe einstellen (bzw. finden)

Es ist egal, ob es das erste Mal für Sie ist, dass Sie eine Aushilfe einstellen, oder ob Sie schon zuverlässige Kräfte haben, die Sie nur anzurufen brauchen. Wenn Sie ein paar Dinge beachten, wird es viel einfacher für Sie sein, jemanden in Ihr Unternehmen einzuführen.

Tipp 1: Fassen Sie die Abläufe zusammen und dokumentieren Sie sie

Je nachdem, welche Aufgaben die neue Aushilfe für Sie übernehmen soll, müssen Sie das, was Sie über diese Aufgaben wissen, den Aushilfen irgendwie beibringen.

Denken Sie über jede Aufgabe, die Sie übergeben wollen, nach und planen Sie im Voraus, was dokumentiert werden muss. Zum Beispiel:

  • Kundenbetreuung. Gibt es irgendwelche Richtlinien, die nur Sie kennen? Ermöglichen Sie z.B. neuen Kunden immer eine problemlose Rücksendung, egal unter welchen Umständen?
  • Soziale Medien. Folgen Sie irgendwelchen einheitlichen Richtlinien, wenn es darum geht, was Sie teilen? Fluchen Sie in sozialen Medien? Beantworten Sie dort Kundenfragen oder verweisen Sie die Kunden auf E-Mail?
  • Versand. Was ist in jeder Lieferung inbegriffen? Wie lange dauert es, bis Bestellungen versandt werden? Gibt es irgendwelche heiklen Punkte, die beachtet werden sollen?

Tipp 2: Nehmen Sie sich Zeit für die Einarbeitung

Ihre Abläufe zu dokumentieren, ist ein großartige Idee, aber wenn Sie jemanden neu einstellen, der für Sie die Stellung halten soll, während Sie weg sind, ist es am allerbesten, wenn die neue Aushilfskraft jede Aufgabe vom Experten persönlich erklärt bekommt. Und Experte sind natürlich Sie!

Planen Sie ein paar Stunden mit Ihrer neuen Arbeitskraft ein, um alles im wahren Alltag Schritt für Schritt durchzugehen, ehe Sie weggehen. Sie brauchen keinen Crash-Kurs als Lehrer zu nehmen, um ihnen die Abläufe beizubringen. Stattdessen können Sie eine ganz einfache Methode benutzen, die bei der Ausbildung von Chirurgen oft angewandt wird: „Einmal zusehen, einmal machen, einmal beibringen“.

Einarbeitung kurz gemacht: Einmal zusehen, einmal machen, einmal beibringen.

Machen Sie Ihrer Aushilfe jede wichtige Aufgabe einmal vor, lassen Sie anschließend die Aushilfskraft einmal machen und dann lassen Sie sich von der Aushilfe alles “beibringen” und erklären. Viele Studien haben gezeigt, dass Menschen am besten lernen, wenn sie aktiv beteiligt sind. Und dieses Konzept hilft Ihnen dabei, die Aushilfe in die Aufgaben, die sie können muss, einzuarbeiten.

Das könnte den Unterschied ausmachen zwischen panischen Anrufen, wie was zu machen ist, und einem ungestörten Urlaub.

Tipp 3: Erledigen Sie wichtige Aufgaben im Vorfeld

Man kann von jemandem, der neu ist im Geschäft, nicht zu viel erwarten. Deshalb sollten Sie sämtliche wichtigen Dinge im Vorfeld erledigen und dafür sorgen, dass in der Zeit, in der Sie weg sind, alles seinen gewohnten Gang geht. Füllen Sie beliebte Artikel auf, sorgen Sie dafür, dass Ihr Versandmaterial komplett bereit ist, und planen Sie keine großen Ankündigungen, Kampagnen oder Veranstaltungen kurz bevor Sie gehen.

Tipp 4: Was, wenn man niemanden einstellen kann? Versuchen Sie es mit einem Tausch.

Kein Geld, um jemanden einzustellen? Das heißt noch lange nicht, dass Sie keine (außerordentlich qualifizierte) Aushilfe finden können, die Ihnen in Ihrer Abwesenheit unter die Arme greifen kann.

Hören Sie sich auf Foren um. Gibt es unter den anderen Onlineshop-Inhabern jemanden, der vielleicht an einem Tausch interessiert ist. Könnte jemand sich um Ihren Versand kümmern und Ihre Kunden betreuen, während Sie weg sind, wenn Sie das dann irgendwann im Gegenzug für diese Person tun?

Es ist zwar nicht komplett vergleichbar, trotzdem könnten die Händler in der kanadischen Kleinstadt Almonte ein Vorbild sein die sich gegenseitig helfen, wenn irgendwelche unvorhergesehenen Ereignisse sie daran hindern, ihren Laden rechtzeitig aufzumachen.

Die Unterstützung der Ladenbesitzer untereinander geht soweit, dass Sie sich gegenseitig einen Gefallen tun und sich aushelfen, das Geschäft aufzumachen, wenn jemand beispielsweise ein krankes Kind zu Hause hat. In Almonte herrscht rege Kommunikation zwischen den Geschäften über Facebook.

Wir haben eine private Gruppe, die Mill Street Merchants heißt”, erzählt Emily. “Da schreibt dann jemand z.B. ‘Hey Leute, übler Schneesturm da draußen. Was machen wir?‘ oder am Osterwochenende: ‘Wer hat auf, welche Geschäftszeiten? ‘ Wenn man in ein Einkaufszentrum geht, haben alle offen. Wir sind so ein Ort. Wenn Leute hierher kommen, wollen wir, dass alle Geschäfte offen sind.

Optimieren Sie Ihre Abläufe, um sich freinehmen zu können

Vielleicht ist Hilfe für Sie einfach nicht drin, weder in Form einer bezahlten Aushilfskraft noch im Tausch mit anderen Geschäftsinhabern. Das heißt aber nicht, dass jeder Tag ein Zwölf-Stunden-Tag sein muss oder dass Sie überhaupt nicht zur Ruhe kommen können, besonders während der Feiertage oder danach.
You can create time off in your business for rest.
Foto: Burst.

Tipp 5: Automatisieren Sie Ihre Routineaufgaben

Routineaufgaben können anhand von Automatisierung für Sie erledigt werden oder sogar für eine gewisse Zeit völlig gestrichen werden.

Jede Aufgabe, die Sie automatisieren, ist eine Sache weniger, um die Sie sich kümmern müssen, damit Sie während stressiger Phasen etwas durchatmen können. Natürlich gibt es immer noch ein paar Tätigkeiten, die Sie selbst übernehmen werden müssen (leider haben wir bisher noch keinen guten Versandroboter gefunden), doch Sie werden zumindest Ihre Arbeitszeiten herunterfahren können, wenn Sie eine Auszeit brauchen.

Tipp 6: Aktualisieren Sie Ihre kundenorientierten Informationen

Ihre Kunden sind verständnisvolle Menschen, die genau wissen, dass jeder mal Urlaub braucht. Wenn Sie sie darüber informieren (frühzeitig und klar), dass Sie sich eine Zeitlang freinehmen werden, werden sie es Ihnen danken und es Ihnen viel leichter machen, sich eine Pause zu gönnen.

Sobald Sie beschlossen haben, wie Ihr Urlaub aussehen und wie er sich auf Ihre Kunden auswirken wird, sollten Sie klar kommunizieren, was die Kunden in Ihrer Abwesenheit erwarten können.

Folgende Informationen sind hier wichtig:

  • Wie lange Sie fortbleiben werden
  • Wie sich das auf ihre Bestellungen und die Kommunikation mit Ihnen auswirken wird
  • Was sie jetzt tun sollten

Nehmen wir z.B. an, sie werden zwei Wochen weg sein und alle Bestellungen werden am Tag nach Ihrer Rückkehr versandt. Sie können das Ihren Kunden in verschiedenen Kanälen mitteilen:

  • Mit einem festen Ankündigungsbanner auf Ihrer Shop-Seite, auf dem steht, dass alle Lieferungen am Tag nach Ihrer Rückkehr rausgehen werden;
  • durch eine E-Mail an Ihren Newsletter oder Ihre Kundenliste, in der Sie alle Einzelheiten erklären;
  • mit einem kurzen Satz auf dem Einkaufswagen
  • oder anhand von Updates in ihrem Social-Media-Profil.

Sie brauchen nicht in jedem Update alle Informationen zu erwähnen, es ist aber unter Umständen sinnvoll einen Blog-Beitrag zu schreiben oder in den FAQs darauf einzugehen. So können Sie ganz einfach mit einem Link auf eine Stelle verweisen, an der alle Informationen erhältlich sind. Sie könnten z.B. Ihre Instagram-Bio mit Ihrem “Ich bin im Urlaub”-Blog-Beitrag verlinken, in dem alle wichtigen Infos zu finden sind, oder auf dem Werbebanner Ihres Shops einen Link dorthin setzen.

Tipp 7: Bieten Sie besondere Anreize für “Urlaubs”-Bestellungen

Bestellungen nicht sofort verpacken und versenden zu können, ist mit Sicherheit eines der nervenaufreibendsten Dinge daran, wenn man mal nicht “im Geschäft” ist und sich eine Ruhepause gönnt, selbst, wenn es nur für einen Tag ist. Schließlich folgt keiner gerne dem Aufruf: “Kaufen Sie jetzt, wir schicken es Ihnen dann später!”

Nichtsdestotrotz ist es möglich, Bestellungen weiterhin aufzunehmen, auch wenn die bestellten Artikel vielleicht erst in einer oder zwei Wochen, wenn Sie wieder zurück sind, versandt werden. Wofür gibt es schließlich Werbeaktionen, Rabatte und Bonusangebote?

Es ist möglich, weiterhin Bestellungen aufzunehmen, auch wenn die bestellten Artikel erst in einer oder zwei Wochen versandt werden.

Während Sie Ihren Kunden mitteilen, dass Sie sich ein paar Tage oder Wochen freinehmen werden, erklären Sie ihnen, dass die Bestellungen zwar erst nach Ihrer Rückkehr versandt werden, dass die Kunden aber einen Nachlass oder ein kleines Geschenk bekommen, wenn sie in Ihrer Abwesenheit etwas bestellen.

Stellen Sie ganz klar da, wann Bestellungen unter das Angebot fallen und was der Kunde genau bekommt. Erhalten die Kunden einen Nachlass, können Sie es ihnen noch leichter machen, indem Sie vorzeitig einen Ermäßigungslink einrichten – dadurch wird der Nachlass automatisch von den Artikeln im Einkaufswagen abgezogen.

Und nicht vergessen: Planen Sie die finanziellen Auswirkungen mit ein

Ob Sie jetzt eine Aushilfe einstellen, weniger Bestellungen einplanen oder Nachlässe anbieten, damit die Leute in Ihrer Abwesenheit weiterhin bestellen, egal, wie Sie sich entscheiden, eines haben all diese Möglichkeiten gemeinsam: Sie werden sich auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken.

Was jedoch kein Grund ist, keinen Urlaub zu nehmen! Sehen Sie es einfach so: Wenn Sie Urlaub machen, reißt das auch immer ein mehr oder weniger großes Loch in ihr persönliches Budget. Mit Ihrem Geschäftsbudget wird das nicht anders sein.

Bitten Sie Aushilfen im Vorfeld um einen “Kostenvoranschlag”, wie, wenn Sie einen Handwerker beauftragen. Eventuell wollen sie nach Stunden bezahlt werden oder machen Ihnen ein Pauschalangebot für die komplette Zeit, in der Sie weg sind. Beides ist ok, allerdings sollten Sie, wenn die Aushilfe stündlich abrechnen will, Eventualitäten einplanen, denn vielleicht braucht die Aushilfskraft länger für die Arbeit, als zunächst geschätzt.

Wenn Ihnen z.B. jemand zehn Stunden für die Erledigung Ihrer Versandarbeiten berechnet, sollten Sie sichergehen, dass in Ihrem Budget genug Spielraum ist, falls die Aushilfe länger dafür braucht. Sie können natürlich auch ein Limit festlegen, indem Sie das Angebot annehmen, unter der Voraussetzung, dass z.B. nicht mehr als 15 Stunden für die Arbeit berechnet werden dürfen, und sollte es dennoch länger dauern, Sie es vorziehen würden, wenn die Aushilfskraft die Arbeit liegen lässt, bis Sie zurückkehren.

Und falls Sie einen Nachlass, ein Bonusangebot oder ein Geschenk anbieten, damit die Leute trotzdem etwas bestellen, auch wenn eine Zeitlang nichts versandt wird, vergewissern Sie sich, dass Sie die Gewinnspanne kennen, ehe Sie irgendwelche Entscheidungen treffen. Denn schließlich müssen diese Bestellungen für Sie auch dann rentabel sein.

Entrepreneurs need time off, too.
Foto: Burst.

Sie brauchen (und verdienen) Urlaub

Egal ob Sie nur ein paar Tage über Weihnachten oder ein anderes Fest abschalten wollen oder eine exklusive zweiwöchige Reise ins Auge fassen, wenn Sie alles gut planen, wird Ihr Geschäft auch noch da sein, wenn Sie zurückkommen.

Außerdem werden Sie sich Ihrem Unternehmen danach mit frischem Elan widmen können, um noch viel mehr daraus zu machen. Darüber hinaus sind Sie auf gutem Wege aus Ihrem Onlineshop ein nachhaltiges Unternehmen zu machen, das kleine Zulagen anbieten kann, wie beispielsweise Urlaub für den ersten Angestellten: Sie!

Aufmacherfoto von: Ricardo Gomez Angel


Which method is right for you?Geposted von Hendrik Breuer: Hendrik ist Redakteur des deutschen Shopify-Blogs. Möchten Sie einen Gastbeitrag veröffentlichen? Dann lesen Sie bitte zuerst diesen Leitfaden.

Dieser Artikel von Desirae Odjick erschien ursprünglich auf Englisch im Shopify.com-Blog und wurde übersetzt von Freddie Debachy.

 

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