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Umsatzsteuervoranmeldung: Definition, Nutzen und Vorteile

Ein Formular für eine Umsatzsteuervoranmeldung liegt ausgebreitet auf einem weißen Holztisch.

Umsatzsteuervoranmeldung, ein Unwort, bei dem sich bei vielen Gründer:innen die Nackenhaare aufstellen. Warum? Weil das Prozedere hinter dem Begriff sehr viel Arbeit bedeutet – und das im schlimmsten Fall auch noch jeden Monat aufs Neue. Aber was genau ist die Umsatzsteuervoranmeldung eigentlich? Welche Funktion hat sie und was hat es mit Begrifflichkeiten wie Ist-Besteuerung oder Dauerfristverlängerung auf sich? Wenn du auf Fragen wie diese eine Antwort suchst, bist du hier richtig. In diesem Beitrag erläutern wir dir alles Wissenswerte rund um die Umsatzsteuervoranmeldung und wie du dir bei dieser mehr Spielräume verschaffen kannst.


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Inhaltsverzeichnis

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Im Grunde ist bei der Umsatzsteuervoranmeldung der Name Programm: Per Definition handelt es sich um eine Vorauszahlung der Umsatzsteuer, die umgangssprachlich auch gerne als Mehrwertsteuer bezeichnet wird. Je nach Steuerschuld ist die Vorauszahlung vierteljährlich oder monatlich an das Finanzamt zu leisten. Insbesondere Letzteres bedeutet für Entrepreneure eine Menge bürokratischen Aufwand. Trotzdem steckt hinter der Umsatzsteuervoranmeldung durchaus guter Wille. Sie soll verhindern, dass Unternehmen direkt zu Beginn eines Jahres eine immense Steuerschuld tragen müssen und aufgrund dessen in Zahlungsschwierigkeiten kommen.

In welchem Intervall die Voranmeldung durchzuführen ist, hängt von der Steuerschuld deines Unternehmens ab. Geregelt wird dies im §18 UStG, der zwischen einer monatlichen und einer vierteljährlichen Zahlung unterscheidet.

  • Monatlich: Wenn die gesamte Umsatzsteuerschuld im vorherigen Jahr mehr als 7.500 EUR betragen hat, musst du jeden Monat Umsatzsteuer vorauszahlen.
  • Vierteljährlich: Liegt die Steuerschuld bei mehr als 1.000 EUR, aber nicht über 7.500 EUR, wird die Umsatzsteuervoranmeldung immer zum Ende eines Quartals fällig.

Bis zu einer Grenze von maximal 1.000 EUR kann dich das Finanzamt von der Umsatzsteuervoranmeldung befreien, sodass du die USt nur einmal im Jahr zahlen musst.

Ein Taschenrechner liegt auf einem Stapel Papier auf einem Schreibtisch, um die Umsatzsteuervoranmeldung anzugehen.

Wie oft du die USt-Voranmeldung durchführen musst, hängt von der Steuerschuld des Vorjahres ab. Im Zweifel musst du einen Taschenrechner bemühen!

Übrigens: Wenn du gerade erst dein Unternehmen gründest, kann das Vorjahr natürlich nicht zur Bestimmung des Intervalls herangezogen werden. Du musst bei der Gewerbeanmeldung schätzen, wie viel Umsatzsteuer du abführen wirst. Daraus resultiert der Voranmeldungszeitraum.

Für wen gilt die Umsatzsteuervoranmeldung?

Grundsätzlich sind alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen von der Umsatzsteuervoranmeldung betroffen, solange ihre Steuerlast die Grenze von 1.000 EUR übersteigt. Das gilt auch für Freiberufler:innen, da die Rechtsform des Unternehmens hier keine Rolle spielt.

Eine Ausnahme gibt es jedoch: Entrepreneure, die die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzen, müssen keine Vorauszahlung der Umsatzsteuer leisten, da sie von dieser komplett befreit sind. Demzufolge entfällt auch die Voranmeldung.

Das Bild zeigt ein Geschäft mit verschiedenen Artikeln. Neben Kleidung und Rücksäcken sind zum Beispiel auch Tassen darin zu finden. Auch ein Ladengeschäft muss eine Umsatzsteuervoranmeldung machen.

Abgesehen von Kleinunternehmen, ist jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen mit mehr als 1.000 EUR Steuerschuld zur Voranmeldung verpflichtet.

Wie funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung?

Bereits seit 2006 erfolgt die Umsatzsteuervoranmeldung nur noch auf elektronischem Weg. Du kannst sie direkt über das ELSTER, das digitale Steuerportal des Finanzamtes, einreichen oder eine Buchhaltungssoftware benutzen, die über eine entsprechende Schnittstelle verfügt.

Lesetipp: Kennst du schon unsere Liste der besten Shopify-Apps für deutschsprachige Onlineshops? Darunter befinden sich auch Applikationen, die dir die Buchhaltung/Rechnungslegung erleichtern.

Bei der USt-Voranmeldung solltest du die Abgabefrist unbedingt beachten. Dabei handelt es sich immer um den 10. Tag des jeweiligen Voranmeldezeitraumes. Das gilt jedoch nur, wenn es sich hierbei um einen Werktag handelt. Ist der 10. ein Samstag, Sonntag oder ein Feiertag, rutscht der Termin automatisch auf den nächsten Werktag.

Auf dem Foto ist ein Kalender zu sehen, der den 10. markiert. Handelt es sich dabei um einen Werktag, ist der 10. immer der Stichtag zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Markiere dir den 10. am besten rot im Kalender, er wird ein wichtiges Datum für dich sein.

Musst du deine Vorauszahlung beispielsweise vierteljährlich entrichten und willst dies für das 2. Quartal 2022 tun, wäre der späteste Abgabetermin der 11. Juli 2022, da es sich beim 10. Juli um einen Sonntag handelt. Verpasst du die Abgabefrist, kann das Finanzamt Versäumniszuschläge verhängen.

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Mehr Zeit Dank Dauerfristverlängerung

Wenn dir die gesetzlichen Abgabefristen zu knapp erscheinen, kannst du beim Finanzamt einen Aufschub beantragen, die sogenannte Dauerfristverlängerung. Mit dieser verschiebt sich der Abgabetermin immer um einen Monat.

Zahlst du deine Umsatzsteuer vierteljährlich, wird die Voranmeldung für das erste Quartal beispielsweise nicht zum 10. April, sondern zum 10. Mai fällig. Bei einer monatlichen Zahlung hättest du zum Beispiel bis zum 10. August Zeit, um deine Umsatzsteuervoranmeldung für den Monat Juni abzugeben.

Um geltend zu machen, dass du die Dauerfristverlängerung nutzen willst, genügt ein formloser Antrag an das Finanzamt. Monatszahler müssen jedoch 1/11 der Steuerschuld aus dem Vorjahr entrichten, um die Verlängerung nutzen zu dürfen. Wer diese Sondervorauszahlung nicht leistet, muss ebenfalls mit Säumniszuschlägen rechnen.

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    Keine Lust auf USt-Voranmeldung? Mach dir die IST-Besteuerung zunutze

    Wenn sich die Umsatzsteuervoranmeldung für dich nach sehr viel Aufwand anhört, kannst du dir diese Arbeit unter Umständen sparen, indem du die Ist-Besteuerung für dein Unternehmen nutzt. Die IST-Besteuerung ist genau das, was man unter dem Begriff vermuten würde: Die Umsatzsteuer fällt erst dann an, wenn diese auch tatsächlich erhoben wird. Eine Vorfinanzierung entfällt – und mit ihr die Voranmeldung. Die Ist-Besteuerung ist in §16 UStG geregelt und sieht drei verschiedene Nutzungsvoraussetzungen vor, von denen mindestens eine erfüllt sein muss:

    • Dein Vorjahresumsatz beträgt weniger als 600.000 Euro (Diese Umsatzgrenze gibt es übrigens auch bei Kleingewerbetreibenden)
    • Aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen laut §148 Abgabenordnung (AO) bist du von der Buchführungspflicht befreit.
    • Du bist Freiberufler:in

    Die IST-Besteuerung bedarf immer einer Genehmigung durch das Finanzamt. Gesetzlich gelten für den Antrag weder Form noch Frist, allerdings ist eine Genehmigungsanfrage in Schriftform eindeutig zu empfehlen. Wurde die Genehmigung einmal erteilt, gilt sie so lange, bis sie widerrufen wird.

    Lesetipp: Neben der Umsatzsteuer musst du eventuell auch Gewerbesteuer zahlen. Alle Infos zu dieser haben wir in einem Beitrag für dich bereitgestellt.

    Fazit: Keine Angst vor der Umsatzsteuervoranmeldung

    Die Umsatzsteuervoranmeldung bedeutet für Entrepreneure und Gründer:innen viel Arbeit, hat aber auch ihren Sinn, da diese nicht die komplette Steuerlast für ein Jahr auf einmal stemmen müssen. Mit der Dauerfristverlängerung kannst du dir zudem mehr Luft bei den Abgabeterminen verschaffen und die Ist-Besteuerung befreit dich gänzlich von der Voranmeldepflicht.

    Wir hoffen, dieser Beitrag hat den doch recht sperrig anmutenden Begriff und alle deine Fragen zu eben jenem geklärt!


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    Häufig gestellte Fragen zur Umsatzsteuervoranmeldung

    Wozu dient eine Umsatzsteuervoranmeldung?

    Die Umsatzsteuervoranmeldung hat durchaus ihren Wert, da sie Unternehmer:innen davon befreit, die gesamte Umsatzsteuerlast für ein Jahr im Voraus entrichten zu müssen. Stattdessen sorgen die Zahlungsintervalle dafür, dass die Vorauszahlung besser über das Jahr verteilt wird.

    Wo kann ich die Umsatzsteuervoranmeldung machen?

    Die USt-Voranmeldung kann nur online durchgeführt werden. Erste Anlaufstelle wäre das ELSTER-Portal des Finanzamtes. Viele Buchhaltungssoftwares verfügen über Schnittstellen, mit denen du die Voranmeldung ebenfalls erledigen kannst.

    Gibt es eine Alternative zur Umsatzsteuervoranmeldung?

    Ja, anstatt deine Steuerlast vorzufinanzieren, kannst du unter Umständen auch die IST-Besteuerung nutzen. Welche Voraussetzungen dafür gelten, haben wir im Beitrag erläutert. Außerdem kannst du dir mit der Dauerfristverlängerung mehr Zeit bei den Abgabeterminen verschaffen, was dich von der Vorauszahlung zwar nicht befreit, dir aber immerhin mehr Spielraum gibt.

    Betrifft die Umsatzsteuervoranmeldung auch Kleinunternehmer:innen?

    Nein, Kleinunternehmer:innen sind von der Pflicht zur Zahlung der Umsatzsteuer befreit, demzufolge müssen sie diese auch nicht vorher beim Finanzamt melden.

    Which method is right for you?Über die Autorin: Caroline Dohrmann ist Online-Marketing-Managerin und Content-Enthusiastin. Wenn sie nicht gerade Shopify-Händlern und Händlerinnen die besten Geheimtipps in Interviews entlockt, schreibt sie im Blog über die Shopify-Community, Social Media und was das Online-Marketing gerade bewegt.

    Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine professionelle Steuerberatung dar. Bitte konsultiere eine unabhängige Steuerberatung für Informationen, die spezifisch für dein Land und deine Umstände gelten. Shopify haftet in keiner Weise für deine Verwendung oder dein Vertrauen in diese Informationen.