E-Mail-Newsletter: Funktion, Tools und Rechtliches (2025)

Es gibt unzählige Möglichkeiten, mit den Kund:innen deines Unternehmens zu kommunizieren. Doch trotz sozialer Plattformen, Online-Medienunternehmen und Messaging-Apps in Hülle und Fülle ist die E-Mail nach wie vor eines der effektivsten Marketinginstrumente.

Der Grund dafür ist, dass ein E-Mail-Newsletter die Möglichkeit schafft, relevante und personalisierte Inhalte zu relativ geringen Kosten direkt an deine Zielgruppe zu senden. E-Mail ist das meistgenutzte Medium bei Werbekampagnen und bietet einen sehr hohen Return on Investment (ROI).

Der Newsletter ist ein beliebtes Instrument für Unternehmen jeder Größe. Hier erfährst du, was du wissen musst, um einen Newsletter zu erstellen, der sich von anderen abhebt und überzeugend ist.

Funktion & Vorteile des E-Mail-Newsletters

Ein guter E-Mail-Newsletter vereint mehrere Schlüsselelemente, darunter:

• Ein definiertes Zielpublikum
• Eine einprägsame Betreffzeile und ein Vorschautext
• Eine einfache und schöne Newsletter-Vorlage
• Wertvoller Inhalt
• Klare Aufforderungen zum Handeln (CTAs)

Die Häufigkeit, mit der du E-Mails versendest, hängt von deinen Zielen, Inhalten, deiner Branche und deiner Zielgruppe ab. Newsletter werden oft wöchentlich verschickt, aber vielleicht möchtest du auch mehrmals pro Woche, Monat oder Quartal einen E-Mail-Newsletter versenden. In der ersten E-Mail solltest du mitteilen, wie oft du E-Mails verschicken willst, welche Art von Inhalt sie enthalten werden, und vielleicht ein Willkommensgeschenk wie einen Rabattcode anbieten.

Da E-Mail-Newsletter darauf abzielen, Vertrauen bei deinem Publikum aufzubauen, ist es wichtig, dass du deinem Publikum die Möglichkeit gibst, sich über Anmeldeformulare auf deiner Website für Marketing-E-Mails anzumelden. So stellst du sicher, dass die Zielgruppe, an die du dein Marketing richtest, an deinen Nachrichten interessiert ist und daher eher bereit ist, sich mit deinem Unternehmen auseinanderzusetzen.

In diesem Video (auf Englisch) bekommst du einen Überblick über die Grundlagen im E-Mail-Marketing:

Die Vorzüge eines E-Mail-Newsletters

Der E-Mail-Newsletter ist eine der effektivsten Formen des digitalen Marketings. Die Vorteile eines E-Mail-Newsletters als eines deiner Marketinginstrumente sind unter anderem:

• Direkte Kommunikation mit deinem Zielpublikum: Die große Mehrheit der Erwachsenen nutzt E-Mails. E-Mail-Newsletter bieten dir die Möglichkeit, deine Zielgruppe direkt in ihrem Posteingang zu erreichen und ihre Aufmerksamkeit an einem Ort zu wecken, an dem sie ohnehin häufig nachschauen.
• Du erhältst Einblicke in deine Abonnent:innen: Mit einem E-Mail-Newsletter kannst du das Engagement, die Klickraten und das Verhalten deiner Zielgruppe auf deiner Website verfolgen. Mit diesen Informationen kannst du personalisierte Inhalte für verschiedene Personengruppen erstellen, z.B. diejenigen, die sich an einem bestimmten Ort aufhalten, auf eine bevorstehende Veranstaltung hinweisen oder exklusive Inhalte und Rabatte mit treuen Kund:innen teilen.
• Traffic zu anderen Kanälen leiten: Mit klaren Handlungsaufforderungen wie "Markiere einen Freund oder eine Freundin" oder "Jetzt lesen" kannst du den Traffic auf andere Plattformen lenken, z.B. auf deine Social-Media-Kanäle, einen neuen Blogbeitrag oder bestimmte Landingpages.

3 Arten von E-Mail-Newslettern

Es gibt drei gängige Arten von E-Mail-Newslettern:

1. Informative Newsletter
2. Werbe-Newsletter
3. Transaktionsbezogene Newsletter

1. Informative Newsletter

Informations-Newsletter bieten den Abonnent:innen mehr Informationen über dein Unternehmen und deine Produkte. Beispiele für Informations-Newsletter sind:

• Persönliche Updates von der Geschäftsführung
• Produkttutorials und Anleitungen
• Zusammenfassungen der letzten Blogbeiträge
• Erfahrungsberichte, Rezensionen oder nutzergenerierte Inhalte
• Saisonale Inhalte oder Moodboards
• Nachrichten aus der Industrie

2. Werbe-Newsletter

Werbe-E-Mails informieren dich über Produkte und – du hast es erraten – über Werbeaktionen. Die Segmentierung von Listen und E-Mail-Verteilern ist für diese Art von Newslettern sehr nützlich, da du einer bestimmten Gruppe von treuen Kund:innen exklusive Rabatte oder einen frühen Zugang zu Produkten anbieten kannst.

Beispiele für Werbe-Newsletter sind:

• Neue Produktankündigungen
• Ankündigungen von Produktverfügbarkeiten
• Verkäufe und Rabatte
• Partnerschaften
• Produkte und Rabatte für bestimmte Zeiten (Valentinstag, Cyber Monday oder Feiertage)

3. Transaktionsbezogene Newsletter

Transaktions-E-Mails, oder "Lifecycle-E-Mails", halten Kund:innen über ihre Produktinteressen und Bestellungen auf dem Laufenden. Diese E-Mails können zwar mehr Inhalte enthalten – z.B. ähnliche Produktempfehlungen oder Rabatte, die du in Zukunft nutzen kannst – aber sie sind in der Regel zielgerichteter, da sie auf einzelne Kund:innen ausgerichtet sind. Zu den transaktionalen Newslettern gehören:

• Benachrichtigungen über verlassene Warenkörbe
• Bestellbestätigungen
• Aktualisierungen des Versandstatus
• Anfragen für Produktbewertungen

6 bewährte Methoden zur Erstellung eines E-Mail-Newsletters

Die klügsten E-Mail-Vermarkter:innen erstellen Newsletter mit einer klaren Strategie im Kopf. Hier sind ein paar Best Practices, die dir helfen können, deinen eigenen strategischen Ansatz zu definieren:

1. Erstelle eine E-Mail-Liste
2. Segmentiere deine E-Mail-Liste
3. Wähle eine E-Mail-Vorlage
4. Optimiere für mobile Geräte
5. Betreffzeilen testen und optimieren
6. Klare Aufforderungen zum Handeln einfügen

1. Erstelle eine E-Mail-Liste

Du kannst eine Kontaktliste für deinen E-Mail-Newsletter aufbauen, indem du die Kontaktdaten deiner aktuellen Kund:innen sammelst und Anmeldeformulare für den Newsletter auf deiner Website einfügst, damit sich neue Kontakte anmelden können. Du kannst auch E-Mails von potenziellen Kund:innen sammeln, indem du Produktverlosungen oder Events veranstaltest.

2. Segmentiere deine E-Mail-Liste

Je nach Größe deiner Kontaktliste und den Zielen deines Newsletters kann es hilfreich sein, deine Abonnent:innen in Gruppen einzuteilen. Zu diesen segmentierten Gruppen könnten treue Kund:innen, einmalige Kaufende, potenzielle Käufer:innen oder Personen, die in bestimmten geografischen Gebieten leben, gehören.

3. Wähle eine E-Mail-Vorlage

Der Text deines Newsletters ist nur so gut, wie dein Design. Bei vielen E-Mail-Marketingdiensten und Softwareprogrammen kannst du mit vorgefertigten Vorlagen beginnen. Die beste Newsletter-Software bietet Drag-and-Drop-Vorlagen, mit denen du deine E-Mail ganz einfach mit deinem Firmenlogo, deinen Markenfarben, Schriftarten und anderen Funktionen personalisieren kannst.

4. Optimiere für mobile Geräte

E-Mails werden häufiger auf mobilen Geräten als auf Desktops gelesen, und trotzdem sind viele Newsletter nicht für mobile Geräte optimiert. Um deine E-Mails mobilfreundlicher zu gestalten, solltest du die Verwendung von Bildern reduzieren, den Text auflockern oder eine responsive Newsletter-Vorlage verwenden, die sich automatisch an jede Bildschirmgröße anpasst.

5. Betreffzeilen testen und optimieren

Die Betreffzeile ist die erste Kommunikationszeile, die die empfangende Person in deiner E-Mail sieht – und das Einzige, was sie sieht, bevor sie sie öffnet. Aber es geht nicht nur um die Öffnungsrate: Eine gute Betreffzeile verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass deine E-Mail als Spam eingestuft wird. Nutze deine Newsletter-Software, um verschiedene Betreffzeilen und Vorschautexte zu testen, damit du herausfinden kannst, was zu einem erfolgreichen Versand und zur Bindung der Abonnent:innen führt.

6. Klare Aufforderungen zum Handeln einfügen

Jeder Newsletter sollte mindestens eine Handlungsaufforderung enthalten. Beispiele für Handlungsaufforderungen sind der Besuch von Produkt-Landingpages, das Folgen von Social-Media-Accounts oder das Lesen eines Blogbeitrags.

Die besten E-Mail-Newsletter-Tools

Newsletter werden in der Regel über speziell darauf ausgerichtete E-Mail-Marketing-Tools verschickt, mit denen Unternehmen E-Mail-Kampagnen erstellen, versenden und verfolgen können. Eine effektive Newsletter-Plattform bietet die Verwaltung von Kontaktlisten, E-Mail-Vorlagen, Planungsoptionen und Reporting-Tools, um z.B. Öffnungsraten, Klickraten und Abmelderaten nachverfolgen zu können. Es gibt viele E-Mail-Marketing-Anbieter, doch diese fünf eignen sich ideal, wenn euer Fokus auf simplen und effektiven Newslettern liegt:

• Shopify Email
• Rapidmail
• MailerLite
• CleverReach
• EmailOctopus

Shopify Email

Shopify Email ist direkt in dein Shopify-Backend integriert. Du arbeitest mit deinen Newsletter-Kampagnen am gleichen Ort wie mit deinen Produkten und Kundendaten. Hier kannst du aus professionell gestalteten Vorlagen auswählen, sie anpassen und Inhalte aus deinem Shop automatisch einfügen. Grundlegende Automationen wie Begrüßungsmails oder Produktvorstellungen sind ohne zusätzliche Tools möglich. Wenn du Newsletter ohne Umwege in deinem Shop verwalten willst, ist das eine besonders unkomplizierte Lösung.

Rapidmail

Rapidmail setzt bewusst auf Übersichtlichkeit. Du findest einen klar strukturierten Editor, Empfängerlisten mit Double-Opt-In und alle wichtigen DSGVO-Funktionen bereits integriert. Berichte zeigen Öffnungen, Klicks und Abmeldungen auf einen Blick. Ein Vorteil liegt in der zuverlässigen Zustellung, unterstützt durch Serverstandorte in Deutschland. Rapidmail eignet sich vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die eine datenschutzkonforme Lösung ohne unnötige Extras suchen.

MailerLite

MailerLite bietet eine schlanke Oberfläche für Einsteiger:innen und Fortgeschrittene. Neben dem Drag-and-Drop-Editor stehen einfache Automationen, Landingpages und Formulare bereit. Im Vergleich zu Shopify Email oder Rapidmail legt MailerLite etwas mehr Gewicht auf Conversion-orientierte Funktionen wie Pop-ups oder A/B-Tests. So kombinierst du Newsletter mit zusätzlichen Marketing-Elementen, ohne in ein komplexes Enterprise-System einzusteigen.

CleverReach

CleverReach verbindet eine übersichtliche Benutzeroberfläche mit flexiblen Anpassungsmöglichkeiten. Neben Vorlagen und Segmentierung erstellst du Automation-Workflows und verwaltest Empfängergruppen detailliert. Wenn du Newsletter eng mit bestehenden Systemen verzahnen willst und trotzdem Wert auf ein aufgeräumtes Setup und DSGVO-Konformität legst, ist CleverReach eine passende Lösung.

EmailOctopus

EmailOctopus konzentriert sich auf die Essentials und bleibt besonders leichtgewichtig. Du kannst Kampagnen inklusive einfacher Automatisierungen schnell erstellen, Kontakte segmentieren und deine Ergebnisse anschließend auswerten. Das Tool verzichtet bewusst auf umfangreiche Zusatzfeatures und behält dadurch eine schlanke Struktur. Wenn du Kostenkontrolle und ein reduziertes Setup priorisierst, ist das eine gute Wahl.

Beispiele gelungener E-Mail-Newsletter

Alles schön und gut, aber wie sieht so ein E-Mail-Newsletter in Aktion aus? Im Folgenden zeigen wir dir drei Newsletter-Mails von Shopify-Stores, die ganz verschiedene Zwecke erfüllen:

Newsletter-Willkommensmail von feey

Die Willkommensmail von feey zeigt direkt, wie ein guter Start in der Newsletter-Kommunikation mit neuen Abonnent:innen aussehen kann. Das cleane Pflanzenbild vermittelt den Bezug zum Stil und Thema des Shops, während gleichzeitig ein Willkommensgeschenk in Form eines Gutscheincodes zum Kauf anregt. So verbinden sich Markenidentität und ein konkreter Anreiz für den ersten Einkauf.

Klassischer Produkt-Newsletter von Gitti

Gitti erfindet den Newsletter nicht neu, sondern stellt gezielt verschiedene Nagellacke und Kosmetikprodukte der Marke in den Mittelpunkt. Die Gestaltung ist bildstark und auf das Wesentliche reduziert, sodass die Produkte selbst und deren Anwendung im Fokus stehen. Abonnent:innen erhalten dadurch eine klare Übersicht über Neuheiten oder Aktionen und können direkt entscheiden, welche Produkte für sie interessant sind.

Authentischer Trust-Newsletter von SNOCKS

SNOCKS nutzt seinen Newsletter nicht nur für Produktbezug, sondern auch, um Vertrauen aufzubauen und Nähe zur Marke zu schaffen: Gründer Johannes Kliesch bietet Abonnent:innen eine persönliche Bürotour an. Interessierte bekommen so besondere Einblicke ins Unternehmen, womit sich das Gefühl einstellt, dass die Marke menschlich und nahe an ihren Kund:innen ist und gleichzeitig nichts zu verbergen hat.

Rechtliche Aspekte im E-Mail-Marketing

Im deutschsprachigen Raum ist E-Mail-Marketing klar reguliert. Zwei der wichtigsten Anforderungen solltest du dabei unbedingt berücksichtigen:

Pflicht zur ausdrücklichen Einwilligung: Double-Opt-In

Nach § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG und der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darf Werbung per E-Mail nur dann versendet werden, wenn Empfänger:innen ausdrücklich zugestimmt haben – fehlt diese Zustimmung, gilt ein Newsletter-Versand als unzumutbare Belästigung und kann abgemahnt werden.

In der Praxis wird dafür das Double-Opt-In-Verfahren genutzt: Nach der Anmeldung erhalten Interessierte zunächst eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link, den sie aktiv anklicken müssen. Erst mit dieser doppelten Bestätigung wird die Adresse in den Verteiler aufgenommen. Damit stellst du sicher, dass die Inhaber:innen der angegebenen Adresse auch tatsächlich zugestimmt haben und nicht einfach eine fremde Mail-Adresse in dein Anmeldeformular eingetragen wurde.

Vollständige Angaben im Absenderhinweis: Impressumspflicht

Gemäß den Anforderungen des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG) müssen Marketing-E-Mails klare Absenderinformationen enthalten. Die Transparenz ist dabei nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wichtiger Vertrauensfaktor im E-Mail-Marketing. Dazu gehören in der Regel Firmenname, Anschrift und weitere rechtliche Pflichtangaben – fehlen sie, kann das rechtliche Konsequenzen haben. Am besten bindest du dein Impressum direkt im Footer ein oder setzt alternativ einen gut erkennbaren Link.

Fazit

Trotz der vielen Kommunikationskanäle, die dir heute zur Verfügung stehen, ist der E-Mail-Newsletter nach wie vor ein unverzichtbares Tool im digitalen Marketing. Durch personalisierte und relevante Inhalte ermöglicht er eine direkte und kosteneffiziente Ansprache der Zielgruppe, was zu einem hohen Return on Investment (ROI) führt.

Ein professionell gestalteter und zugleich rechtssicherer Newsletter, der informative, werbliche und/oder transaktionale Elemente mitbringt, stärkt die Kundenbindung und fördert die Interaktion mit deinem Unternehmen. Also, worauf wartest du? Fang am besten direkt an, deine Newsletter-Strategie zu entwickeln!

Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine professionelle Rechtsberatung dar. Bitte konsultiere eine unabhängige Rechtsberatung für Informationen, die spezifisch für dein Land und deine Umstände sind. Shopify haftet in keiner Weise für deine Verwendung oder dein Vertrauen in diese Informationen.